Consejos para organizar los papeles de tu empresa

consejos para tener organizados los papeles de tu empresa

Todos sabemos que clasificar los papeles es una tarea tediosa y, a veces, complicada.  Una buena idea podría ser encontrar ideas y trucos para organizarlos bien y para conseguirlo vas a necesitar material de oficina adecuado, como el que podemos encontrar en https://www.kalex.es/. En esa tienda vas a encontrar todo lo necesario para poner en orden tu oficina y tus papeles: carpetas, clasificadores de documentos, revisteros, ficheros de sobremesa, módulos de archivo con cajones, y mucho más.

A continuación vamos a dejarte algunas ideas para que puedas organizar tus papeles lo mejor posible.

1- ¡Empieza ya!

A nadie le gusta poner en orden. Como hemos dicho antes, organizar documentos y papeles puede ser una tarea aburrida y muy monótona, por eso no tienes que pensártelo mucho: simplemente empieza y, gracias también al material oficina adecuado, antes de darte cuenta, habrás acabado. No busques la motivación, la encontrarás en cuanto empieces. Dentro de poco descubrirás las ventajas de tenerlo todo ordenado y te alegrarás de haberlo hecho. Sin contar que, tenerlo todo, ordenado  también le será de gran ayuda a los demás empleado de la oficina: aunque no estés en la oficina, podrán encontrar fácilmente lo que buscan.

2- Tira lo que ya no sirve.

Puede que aún conserves papeles que ya no necesitas. Lo mejor es que lo tire, para que no pierdas tiempo en ordenarlo y para que, en el futuro, al buscar uno en concreto, no pierdas tiempo rebuscando entre papeles inútiles.

3- Usa la lógica para clasificar tus papeles.

Para poder encontrar más fácilmente lo que buscas, te aconsejamos que elijas un sistema lógico y que clasifiques tus papeles basándote en ello. Podrías poner todos lo que concierne los gastos (agua, luz, internet, alquiler, etc.) en una carpeta, todo lo referente a las finanzas en otras (cuentas bancarias, facturas, ingresos, etc.) y dejar otra para todo lo que se refiere a la parte administrativa (contratos de trabajos de tus empleados, contratos de los clientes etc.). Al finalizar, podrás poner tus papeles en unos ficheros o módulos de sobremesa que, como mencionamos antes, podrás encontrar en una tienda de material de oficina.

4- No dejes nada por clasificar.

En el primero punto te dijimos que empezaras ya con esta tarea tediosa; ahora te aconsejamos que lo hagas todo del tirón y no vuelvas pensar en ello. Es más: siempre y cuando tengas un nuevo documento por clasificar, hazlo en seguida. Si vas a dejar papeles por clasificar, dentro de poco volverás a tener el mismo problema (tener que ordenar muchos papeles juntos) y, es más: podrías perder documentos importantes y arrepentirte de no haberlos puesto en orden en seguida.

5- Reducir la cantidad de papel.

No nos referimos a que tengas que tirar los documentos viejos; lo que queremos decir es que no hace falta que lo tengas todo en papel. Aunque haya documentos que deberás imprimir y tendrás que guardar en papel, hay otros que no hace falta imprimir (los extractos de la cuenta del banco, por ejemplo). Guarda los papeles que pueda en tu ordenador y no llene tu oficina de papeles innecesarios. Para deshacerte de los que ya no necesitas, podrás usar una destructora de documentos que podrás encontrar en Kalex.

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